Ook in de bouw is het beheren van documenten heel belangrijk. Als er geen goed systeem is, dan kan het al gauw chaotisch worden. In dit artikel lees je hoe je dat voorkomt en wat de voordelen van een goed document management systeem zijn.
Waarom is documentbeheer zo belangrijk?
Op een bouwplaats gebeurt van alles tegelijk en dit alles, van vergunningen tot de planning, moet je goed bijhouden. Als er fouten ontstaan omdat er iets niet goed gedocumenteerd is, dan zorgt dit voor vertragingen en dus ook voor extra kosten. Daarom is het belangrijk dat je een goed systeem hebt om deze documenten te beheren. Het document management systeem (DMS) van Prostream kan hier echt goed bij helpen. Met een DMS kun je eenvoudig alle belangrijke documenten opslaan, ze organiseren en terugvinden. Zo ben je geen uren kwijt aan het zoeken naar de papieren die je nodig hebt.
Hoe kan een goed systeem je werk makkelijk maken?
Naast dat een goed document management systeem handig is om documenten op te slaan, helpt het ook om de communicatie te verbeteren. Stel dat je een wijziging in een bouwtekening moet doorgeven, dit kun je snel doen met een DMS, zodat er geen misverstanden ontstaan. Daarnaast kun je meerdere teamleden tegelijk toegang geven tot dezelfde documenten. Zo heeft iedereen altijd de laatste informatie. Vraag je je af in welke situaties een DMS nuttig kan zijn? Hier zijn een paar voorbeelden:
- Het bijhouden van contracten: de juiste versie van contracten is altijd beschikbaar;
- Het delen van bouwtekeningen: iedereen kan met dezelfde, meest recente, tekeningen werken;
- Het opslaan van vergunningen: je hebt snel toegang tot belangrijke documenten en vergunningen;
- Een goed document management systeem kan ervoor zorgen dat je bouwproject een stuk soepeler verloopt.
Wat is de juiste software voor jouw bouwbedrijf
Hoe kies je de juiste software? Er zijn namelijk zoveel verschillende opties. Kies vooral een softwarepakket dat past bij de behoeften van jouw bedrijf, let hierbij op gebruiksvriendelijkheid, functionaliteit en de mogelijkheid om te integreren met andere systemen die je al gebruikt. Als aannemer kun je met een goede software voor aannemers je projecten beter beheren, van planning tot uitvoering. Zo wordt je werk niet alleen makkelijker maar de projecten ook beter.
Belangrijk: orden je documenten
Met het gebruik van een goed document management systeem kunnen veel problemen worden voorkomen, omdat het overzicht geeft en zorgt voor betere communicatie en dus minder fouten. Als je kiest voor de juiste software die is afgestemd op jouw behoeften, dan kan dat je werk een stuk makkelijker maken. Zie documentbeheer als een investering in de toekomst van jouw bouwprojecten.
